「誰が、なぜOKしたのか分からないんです」
これは、入居1年目で副理事長になったある理事の、最初の実感だった。
築年数の経った分譲マンション。
管理は大手管理会社に委託され、理事会も毎月きちんと開かれている。
一見、問題はなさそうに見える。
しかし現場に入って初めて見えたのは、
“判断の根拠が、どこにも残っていない”という現実だった。
「引っ越してきて1年。気づいたら副理事長になっていました。」
経験も引き継ぎもないまま、
意思決定の場に座ることになった理事。
そこで直面したのは、
過去の判断が分からないまま、
新たな判断を求められるという構造だった。
本記事では就任1年目の副理事長が直面した課題、
理事会運営の実態、
そして「AI管理人」に最も期待している役割を、
率直な言葉で紐解いていく。
入居1年目で副理事長になった理事が直面した、管理組合の現実
「過去が残っていない」──
Contents
目次
- 入居1年目で、いきなり副理事長に
- 管理は委託しているのに、判断は理事に戻ってくる
- 毎月のように起きる設備トラブル
- 「誰が、なぜOKしたのか分からない」問題
- 理事会運営に潜むダブルスタンダード
- 管理会社は“判断しない”
- 住民トラブルの線引きはどこまでか
- 明文化されていない運用が多すぎる
- 修繕積立金と駐車場問題という時限爆弾
- AI管理人に一番期待していること
- 全部は置き換えられない、という現実
- 「このままでは同じことが繰り返される」
1. 入居1年目で、いきなり副理事長に
――理事になった経緯を教えてください。
副理事長（以下、副）：
引っ越してきて1年ほどで、
「次はあなたの番です」と言われました。
正直、覚悟はできていなかったです。
――理事経験は初めてだった？
副：
初めてです。
しかも副理事長。
何が起きているのか分からないまま、
意思決定側に座っている感覚でした。
2. 管理は委託しているのに、判断は理事に戻ってくる
――管理はすべて管理会社に委託されていますよね。
副：
そうなんですが、
「判断」だけは全部こちらに戻ってきます。
管理会社は手配や事務はやってくれますが、
「どうするか」は理事会判断。
特にお金が絡むと、
最終的には理事長・副理事長の判断になります。
3. 毎月のように起きる設備トラブル
――実際、どんな案件が多いですか。
副：
圧倒的に多いのは設備トラブルです。
- 機械式駐車場の故障（ほぼ毎月）
- エントランスの自動ドア停止
- 水漏れ（専有部・共用部とも）
入って1年で、
「今月は何も起きなかった」という月はありませんでした。
4. 「誰が、なぜOKしたのか分からない」問題
――一番困ったことは？
副：
過去の判断理由が分からないことです。
例えば、
駐車場のサイズ制限をオーバーしている車が
「なぜか使えている」。
新しい申請者にはNGを出すと、
「前はOKだった」と言われる。
――理由が分からない。
副：
はい。
誰が、どんな基準で、なぜOKしたのか。
議事録にも残っていない。
承認した人を責めたいわけじゃない。
でも、基準が分からないと判断できない。
5. 理事会運営に潜むダブルスタンダード
――意思決定の流れは明確ですか。
副：
実は曖昧です。
- 月1回の理事会で決める案件
- 間に合わず、理事長・副理事長判断になる案件
明確な線引きはありません。
「誰かが『いいんじゃないですか』と言ったら進む」
そんな空気感もあります。
6. 管理会社は“判断しない”
――管理会社は助言してくれますか。
副：
一般論は教えてくれますが、
踏み込んだ判断はしません。
「最終判断は管理組合でお願いします」
と言われることがほとんどです。
前例を聞いても、
「記録が残っていません」と言われることも多い
7. 住民トラブルの線引きはどこまでか
――住民同士のトラブル対応は？
副：
初めて、理事長宛に直接投函された苦情がありました。
内容は近隣トラブル。
でも共用部ではない。
最終的に、
「管理組合の管轄外。
当事者間で解決してください」
という文書を出しました。
――その判断も理事側。
副：
そうです。
誰も正解を教えてくれない。
8. 明文化されていない運用が多すぎる
――ルールは整備されていますか。
副：
管理規約と細則はあります。
でも、運用はかなりアナログです。
- 連絡窓口が人によって違う
- 集会室予約は管理人に口頭
- ペットの詳細ルールは口頭説明
問題が起きていないから、
明文化されてこなかったんだと思います。
9. 修繕積立金と駐車場問題という時限爆弾
――今後の大きな課題は？
副：
機械式駐車場です。
修繕費が高額なのに、
長期修繕計画に含まれていなかったことが分かりました。
積立金で出すのか、
利用者負担にするのか。
まだ決まっていません。
10. AI管理人に一番期待していること
――AIやデジタル管理人に何を期待しますか。
副：
一番は記録と検索です。
- 何を議論したか
- 誰が判断したか
- なぜその結論になったか
それが検索できる形で残っていれば、
次の理事も迷わない。
議論を始めるときに、
「過去に同じ議題はありませんか？」
と出てくるだけでも全然違います。
11. 全部は置き換えられない、という現実
――デジタル化の不安は？
副：
あります。
高齢の方もいるので、
電話や対面の窓口は残すべきだと思います。
全部を置き換えるのではなく、
判断と記録を支える役割を担ってほしい。
12. 「このままでは同じことが繰り返される」
――最後に、今感じていることを。
副：
このままだと、
理事が変わるたびに同じ議論を繰り返すと思います。
悪意はない。
でも記録がない。
だからこそ、
人が変わっても引き継がれる仕組みが必要だと
強く感じています。
おわりに
この副理事長の声は、
「今、多くの管理組合が置かれている現実」そのものだ。
経験がないまま理事になり、
判断を求められ、
過去の記録が見つからない。属人化を前提とした運営は、
すでに限界に近づいている。
